Zoom-kompass för bra möten

Försvarshögskolans Zoom-kompass ger rekommendationer för ett effektivt och respektfullt digitalt möte. Genom att följa några gemensamma spelregler hjälper vi varandra att navigera digitalt.

Vi medverkar till en god ljudmiljö genom att använda en bra mikrofon och vi stänger av ljudet när vi inte pratar.

FHS tillhandahåller headset till alla medarbetare men det går också bra att använda headset till mobiltelefon eller högtalarmikrofon. Under mötet är det möjligt att snabbt växla mellan ljud på och av genom att hålla ner mellanslagstangenten.

Vi skapar social närvaro genom att ha videon på när vi zoomar.

Placera om möjligt webbkameran i ögonhöjd. Ett fönster som ger ljus framifrån ger en tydlig och naturlig bild medan ett fönster bakom ryggen ger en mörk och lite suddig bild.

Vi väljer en lugn miljö för mötets genomförande.

Acceptansen för störande ljud är ofta större om förutsättningarna är kända på förhand. Informera övriga mötesdeltagare om saker som påverkar mötet exempelvis att vara på resande fot eller att det finns familjemedlemmar hemma.

Vi skapar en god mötesordning och ser till att alla som vill får komma till tals.

Den inbyggda funktionen för handuppräckning ger mötesvärden en god översikt över inkommande frågor och listan sorteras efter när frågan ställdes. Vid möten med många deltagare är frågor i chatten ett bra alternativ. I möten med få deltagare kan en fysisk vinkning fungera.

Vi värnar varandras tid och är på plats när mötet börjar och vi avslutar på avsatt tid.

Var på plats i god tid innan mötet startar och testa vid behov tekniken. För dig som är mötesvärd går det att stänga av ljudsignalen som aviserar nya mötesdeltagare. På så sätt störs inte mötesdeltagare som är på plats i tid av aviseringen från in-droppare.

Vi värnar oss själva och varandra genom att ta paus under och mellan möten.

Påminn varandra om att ta paus under möten och boka in Zoom fria zoner mellan möten. Variera om möjligt arbetspositionen under mötet, att stå upp ger ofta större känsla av närvaro.

Vi informerar varandra om mötet spelas in.

Att spela in mötet kan vara ett bra stöd men det är viktigt att informera om hur inspelningen används och hur den sparas.

» För utskrift finns här kompassen med en snabbguide (PDF-fil.) Pdf, 574 kB.